Welche unterschiedlichen Arten der Arbeitszeiterfassung gibt es und wo liegen jeweils die Vor- und Nachteile?

ALMAS INDUSTRIES bietet mit der webbasierten mobilen Zeiterfassung OPTIMA Time eines der modernsten und innovativsten Systeme

Wer sich einmal mit dem Thema Zeiterfassung auseinandergesetzt hat und/oder in seinem Unternehmen ein System zur Erfassung von Arbeits- und Unterbrechungszeiten einführen oder das bestehende erneuern möchte, hat erkannt, dass es hierzu unterschiedliche Methoden gibt.

Stundenzettel und Stechuhren

Die traditionellste und zugleich auch trivialste Art und Weise der Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt per Stundenzettel: Händisch mit Stift und Papier oder auch elektronisch in ein entsprechendes Dokument notieren Mitarbeiter die Uhrzeiten von Arbeitsbeginn und Arbeitsende, vermerken Pausen- und Unterbrechungszeiten. Vorarbeiter bzw. direkte Vorgesetzte prüfen die Angaben und unterzeichnen den Stundenzettel, der dann in festgelegten Rhythmen, meistens monatlich oder wöchentlich, an die Personalverwaltung geht.

Etwas fortschrittlicher als die Methode mit Stundenzettel ist Zeiterfassung mit der Stechuhr. Was als analoge Stempeluhr begann, ist heute in der Regel ein elektronisches Terminal, bei dem Angestellte bei Beginn und Ende von Schichten und Pausen via Chipkarte oder Transponder ihre Arbeitszeiten erfassen. Die Hardware ist zumeist mit einer dazugehörigen Software verbunden, die automatisch Journale mit geleisteten Arbeits- und Pausenzeiten erstellt.

Hier liegen Vorteile und Nachteile

Stundenzettel sind vor allem in der Anschaffung unschlagbar preisgünstig. Im Grunde kann ein solches „System“ sofort eingeführt werden, entsprechende Formulare lassen sich mit jedem Schreib- oder Tabellenprogramm erstellen. Die Nachteile überwiegen hier allerdings deutlich: Zum einen wird die Kostenersparnis am Anfang durch den enormen Umfang, solche Formulare ordentlich auszuwerten, in ein Personalmanagementsystem zu übertragen und alle Dokumente abzulegen etc., an Aufwand schnell wieder ausgehebelt. Dieser hohe Aufwand für die Buchhaltung schlägt sich selbstverständlich auch in den Kosten nieder. Darüber hinaus ist die Zeiterfassung mit einfachen Stundenzetteln alles andere als sicher oder zuverlässig. Manuell können die angegebenen Zeiten im Grunde stets problemlos geändert werden oder oft auch von vornherein falsch sein. Kein Vorarbeiter hat die genauen Arbeitszeiten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer im Blick und kann so die Angaben nur sehr grob prüfen.

Hier ist die Lösung mittels festinstalliertem Terminal bereits deutlich vorteilhafter. Diese Variante bringt ein Plus an Sicherheit und Zuverlässigkeit, auch der buchhalterische Aufwand ist wesentlich geringer. Ein solches System kann allerdings nur die Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfassen, die im jeweiligen Firmengebäude tätig sind, denn dort befinden sich schließlich die Terminals. Arbeiten die Angestellten hingegen im Außendienst oder im Home-Office, muss meistens wieder auf den traditionellen Stundenzettel ausgewichen werden. Ein weiterer Nachteil ergibt sich dadurch, dass Transponder, Chipkarte und Co. prinzipiell von jedem Mitarbeiter genutzt werden können und auch so Manipulationspotenzial besteht.

Wie regeln Sie die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen? ALMAS INDUSTRIES bietet hier flexible und vielseitig einsetzbare Lösungen | Foto von PNW Production von Pexels.

Mobil, flexibel und täuschungssicher: biometrische Zeiterfassung mit OPTIMA Time von ALMAS INDUSTRIES

Die ALMAS INDUSTRIES AG, das international agierende Sicherheitsunternehmen mit Hauptsitz in Mannheim, hat mit OPTIMA Time ein innovatives System der Arbeitszeiterfassung auf den Markt gebracht. Es gibt hierbei auch eine Hardware und daran gekoppelt die ausgereifte OPTIMA-Software. Die Autorisierung am Terminal unterscheidet sich dabei bereits in einem wesentlichen Punkt von herkömmlichen Systemen, denn sie erfolgt durch biometrische Gesichtserkennung oder Fingerabdruck. Diese Variante ist fälschungssicher und aus diesem Grund der Verifikation mit beispielsweise Chipkarten deutlich überlegen. Datenschutzrichtlinien werden dennoch jederzeit vollumfänglich eingehalten und OPTIMA Time kommt darüber hinaus mit zahlreichen Zusatzfunktionen. So können über die Software beispielsweise auch Urlaub beantragt, Meetings geplant oder Termine gebucht werden. OPTIMA Time ist webbasiert und auf jedem Computer oder mobilen Endgerät nutzbar. Dadurch können auch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Außendienst oder im Home-Office ihre Arbeitszeiten jederzeit flexibel erfassen.

Mehr über Zeiterfassung mit OPTIMA Time und die vielseitigen Zusatzfunktionen sowie Erweiterungsmöglichkeiten erfahren Sie hier sowie in unserem FAQ.